Questions fréquentes

Organisme réunit au même endroit tout ce qu'une structure doit tenir pour faire partir des enfants : les inscriptions et les fiches enfants, les documents demandés aux familles, les règlements et la comptabilité, les convoyages, les dossiers du personnel et leurs contrats.

L'objectif est simple : ne plus ressaisir la même information à trois endroits, et ne plus découvrir un dossier incomplet la veille du départ.

L'accès n'est pas ouvert librement : il est accordé après examen. Remplissez le formulaire « Demander un accès », nous vous recontactons.

Si la demande est acceptée, un message est envoyé à la personne désignée comme administratrice de votre structure, avec le lien lui permettant de créer son mot de passe.

Non. Tout se passe dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Il n'y a rien à installer, rien à mettre à jour, et aucune sauvegarde à faire de votre côté.

Autant que nécessaire. Chaque personne a son propre compte, avec des droits réglés rubrique par rubrique : une personne chargée des inscriptions n'a pas à voir les rémunérations, et un trésorier n'a pas besoin d'accéder aux fiches sanitaires.

L'administrateur de votre structure crée et règle ces accès depuis Configuration → Équipe du siège.
Il est expressément conseillé que le mail administrateur ne soit surtout pas le mail de contact de l'organisme.

Le fonctionnement repose sur un forfait, complété par des jetons que vous achetez par packs. Voici ce qui est proposé aujourd'hui :



Le détail dépend de la taille de votre structure et de ce que vous utilisez : contactez-nous, nous en parlons ensemble avant tout engagement.

Les jetons ne se consomment que sur des actions précises : créer une fiche, produire une page de présentation, envoyer un SMS de signature. Tout le reste de l'outil — consulter, modifier, éditer vos documents, suivre vos règlements — ne coûte rien.

Voici ce que coûte chaque action :



Votre solde est visible à tout moment dans Configuration → Forfait, avec le détail de chaque mouvement.

Oui. Un espace familles leur permet de saisir leurs informations, de déposer leurs documents et de suivre ce qu'il reste à payer. Vous validez ce qu'elles proposent : rien ne remplace vos données sans votre accord.

Vous pouvez aussi leur envoyer un formulaire d'inscription en ligne, par un simple lien.

Vous décidez, séjour par séjour, des pièces attendues. Les familles les déposent depuis leur espace, et un écran de contrôle vous dit qui n'a pas rendu quoi.

L'outil relance automatiquement les familles en retard, selon ce que vous avez réglé.

Oui. Un module d'importation lit votre fichier et vous fait vérifier la correspondance des colonnes avant d'écrire quoi que ce soit. Vous pouvez enregistrer ce réglage pour les campagnes suivantes.

Une fusion des doublons est prévue pour le jour où deux fiches du même enfant se retrouvent en base.

Les données sensibles sont chiffrées en base, et leur accès dépend d'un droit distinct des autres : quelqu'un peut gérer les inscriptions sans jamais voir une fiche sanitaire.

Chaque consultation et chaque modification laissent une trace dans un journal.

Oui. Les enfants d'une même famille sont reliés entre eux, ce qui évite de ressaisir les responsables légaux et permet d'appliquer d'un geste ce qui vaut pour toute la fratrie.

Chaque encaissement est enregistré tel qu'il est arrivé — c'est lui que vous rapprocherez de votre relevé bancaire — puis réparti entre les inscriptions qu'il couvre. Un chèque peut donc régler deux enfants sur deux séjours différents sans être découpé.

Un écran vous montre à tout moment ce qui reste dû, et ce qui a été reçu sans être affecté à personne.

L'outil produit des ATTESTATIONS DE PAIEMENT, qui constatent les sommes encaissées — c'est ce que les familles demandent pour leur comité d'entreprise ou leur employeur.

Ce ne sont pas des factures, et le document le dit lui-même : une facture impose une numérotation continue, l'immuabilité et un traitement de la TVA que ce module ne prend pas en charge.

Oui, un export des écritures au format attendu par un logiciel comptable, avec un plan de comptes que vous pouvez ajuster. Les annulations, avoirs et remboursements y figurent avec leurs contre-écritures.

Vous appliquez le barème d'annulation que vous avez défini (ce que la structure conserve selon le délai avant le départ). Le montant proposé reste modifiable avant validation.

Selon votre choix, la somme est remboursée ou transformée en avoir réutilisable sur un prochain séjour, y compris par un frère ou une sœur.

Oui : les lieux de ramassage, les trajets aller et retour, la répartition des enfants, les accompagnateurs, et les documents à imprimer pour le jour du départ.

Oui : les dossiers des animateurs et des directeurs, leurs diplômes et pièces obligatoires, leur affectation aux séjours, et l'édition des contrats d'engagement éducatif.

Oui. Le contrat est envoyé au salarié, qui le signe en ligne après avoir reçu un code par SMS. La structure contresigne ensuite. Chaque étape est horodatée et conservée.

D'un clic, le séjour et ses enfants sont transmis à l'espace du directeur (Gestion2Colo). Il y retrouve ses listes, ses groupes, ses chambres et ses fiches sanitaires, sans que personne n'ait à ressaisir quoi que ce soit.

Oui, bien sûr. En règle générale, si la demande est suffisamment cohérente pour être utile à tous les organisateurs de séjour, la fonctionnalité proposée peut être intégrée gratuitement.

Si par contre, vous souhaitez un module spécifique à votre structure, à votre fonctionnement, il sera dans ce cas nécessaire de passer par un devis à valider (40% de règlement en acompte) et un délai de mise en place. Les règlements passeront exclusivement par CB via la plateforme STRIPE, et seront soumis à facture autant pour l'acompte que pour le solde. Il ne sera pas possible d'utiliser votre crédit en jeton pour payer éventuellement cette prestation spécifique.

Oui. Vous pouvez à tout moment extraire vos données depuis l'outil, aux formats courants, sans avoir à nous le demander.

Personne d'autre que les comptes que vous avez créés. Chaque écran est borné au périmètre de votre structure, et cette limite est vérifiée côté serveur à chaque requête — pas seulement en masquant un bouton.
De plus, comme indiqué dans nos CGV/CGU, aucune donnée, quelle qu'elle soit (familles, enfants, personnels) ne sont cédées, vendues, données, diffusées, utilisées comme source de mailing ou démarchage.
Toutes les données sont strictement cryptées en base de données, les documents sont même cryptés dans leur structure même et ne sont décryptées qu'à la volée, lors de la demande. Les valeurs ne sont jamais exposées en clair, dans la base de données.

Depuis l'outil, l'entrée « Nous contacter » ouvre une discussion suivie avec nous : elle est accessible à tous vos utilisateurs, y compris à ceux qui ont le moins de droits.

Avant d'avoir un compte, écrivez-nous ou appelez-nous, les coordonnées figurent sur la page d'accueil.