Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après les « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation du service en ligne Organisme, accessible à l'adresse organisme.portailanimation.com (ci-après le « Service »), édité et exploité par Portail Animation, également éditrice du portail portailanimation.com et du service Gestion2colo (ci-après « l'Éditeur »).

Le Service est destiné aux organisateurs d'accueils collectifs de mineurs — associations, collectivités, comités d'entreprise et structures assimilées (ci-après « l'Organisme ») — pour la préparation et le suivi administratif de leurs séjours.

En demandant l'ouverture d'un accès, en créant un compte ou en utilisant le Service, vous acceptez d'être lié sans réserve par les présentes CGU ainsi que, si votre usage du Service en relève, par la Partie II — Conditions Générales de Vente. Si vous n'acceptez pas l'ensemble de ces dispositions, n'utilisez pas le Service.

L'accès au Service n'est pas libre : il suppose une demande d'ouverture examinée par l'Éditeur. Aucun compte ne se crée en libre-service. L'Éditeur peut refuser une demande sans avoir à motiver sa décision, notamment lorsque l'activité déclarée ne relève pas de l'accueil collectif de mineurs.

À la validation d'une demande, un administrateur unique est désigné pour l'Organisme. Il reçoit un lien personnel de création de mot de passe, valable sept jours. Il lui appartient ensuite d'ajouter les autres membres de son équipe et de leur attribuer des droits d'accès adaptés à leurs fonctions.

Chaque compte est strictement personnel. Le partage d'identifiants entre plusieurs personnes est interdit : il rend impossible l'imputation des actions consignées au journal, laquelle constitue une garantie pour l'Organisme comme pour l'Éditeur.

Le Service est réservé aux personnes majeures agissant dans le cadre de leurs fonctions au sein de l'Organisme. Les mineurs accueillis ne disposent d'aucun compte et n'accèdent jamais au Service : leurs données y sont saisies par l'Organisme et par leurs responsables légaux via l'espace famille.

Le mot de passe doit comporter au moins quatorze caractères et combiner majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux. L'utilisateur est responsable de sa confidentialité et signale sans délai à l'Éditeur toute utilisation non autorisée de son compte.

Les données nominatives — identités, coordonnées, informations de santé — sont chiffrées en base de données.

Les pièces justificatives déposées par l'Organisme ou par les familles, ainsi que les documents du personnel, sont chiffrées au niveau du fichier lui-même (AES-256) et conservées hors de la racine web sous un nom aléatoire : elles sont illisibles sans la clé de l'application, y compris pour qui accéderait au stockage.

Les autres fichiers — photographies des enfants, modèles de documents vierges, plans de convoyage, logos — sont conservés hors de la racine web, sous un nom aléatoire, et ne sont servis qu'après contrôle d'accès applicatif : aucune adresse devinable ne permet d'y accéder. Ils ne sont pas chiffrés au niveau du fichier.

Ce chiffrement protège les données au repos. Il ne dispense pas l'Organisme de ses propres obligations de sécurité, notamment la maîtrise des postes de travail depuis lesquels le Service est consulté.

Le Service permet de traiter des données relatives à des mineurs, dont certaines relèvent de la santé : régimes alimentaires, allergies, projets d'accueil individualisé, informations sanitaires et traitements.

L'Organisme s'engage à ne saisir que les informations nécessaires à l'accueil de l'enfant et à la sécurité du séjour, à en limiter la consultation aux personnes qui en ont besoin par les droits d'accès prévus à cet effet, et à les tenir à jour.

L'Éditeur n'exploite ces données à aucune autre fin que le fonctionnement du Service. Elles ne sont ni revendues, ni cédées, ni utilisées à des fins statistiques ou commerciales.

Le Service propose un espace réservé aux responsables légaux, leur permettant de déposer les pièces demandées, de signaler une correction à apporter à la fiche de leur enfant et de consulter les informations le concernant.

L'accès est ouvert au responsable 1 de l'enfant, à partir de son adresse électronique personnelle, protégé par un mot de passe et par un code à usage unique. L'adresse de connexion ne se modifie que par une procédure qui authentifie l'ancienne et la nouvelle adresse.

Les corrections proposées par une famille ne sont jamais appliquées automatiquement : elles sont soumises à l'Organisme, qui les accepte ou les refuse.

L'Organisme est seul responsable de l'exactitude, de la licéité et de la mise à jour des informations qu'il saisit ou importe : identités, coordonnées, documents, montants, plannings et convoyages.

Il garantit disposer du droit de traiter ces informations, notamment d'avoir recueilli l'information des personnes concernées, et s'interdit d'importer tout contenu illicite, diffamatoire ou portant atteinte aux droits de tiers.

Les documents et fichiers déposés restent la propriété de leur auteur ou de l'Organisme. Leur dépôt confère à l'Éditeur le droit strictement nécessaire de les héberger, stocker et afficher pour faire fonctionner le Service — jamais un droit d'exploitation ou de diffusion.

L'utilisateur s'interdit de tenter d'accéder à des données ne relevant pas de son organisme, de contourner les contrôles d'accès, d'automatiser des appels au Service au-delà d'un usage normal, d'en extraire massivement les données, ou d'entraver son fonctionnement.

Les actions d'écriture sont consignées dans un journal conservé par l'Organisme, qui indique leur auteur, leur date et leur nature. Ce journal peut être produit en cas de litige.

Le Service et ses données sont hébergés en France, sur l'infrastructure d'OVH SAS. Aucun transfert de données personnelles hors de l'Union européenne n'est effectué dans le cadre du fonctionnement du Service.

Les courriels sortants sont acheminés par un service de messagerie professionnel opéré en France. Les paiements en ligne sont traités par un prestataire spécialisé, sans que les données de carte bancaire transitent par le Service ni y soient conservées.

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service, sans garantir un fonctionnement ininterrompu. Le Service peut être suspendu pour maintenance, mise à jour ou en raison d'un incident affectant l'hébergeur.

Le Service évolue régulièrement. De nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées. L'Éditeur informe l'Organisme des évolutions notables, sans que celles-ci ouvrent droit à indemnité.

Les données font l'objet de sauvegardes régulières destinées à la reprise après incident. Ces sauvegardes ne constituent pas un service d'archivage : elles ne permettent pas de restaurer sélectivement un enregistrement supprimé par erreur.

L'Organisme peut à tout moment exporter ses données depuis les écrans prévus à cet effet. Il lui appartient de conserver ses propres exemplaires des documents dont la réglementation lui impose la conservation.

Le Service est un outil de gestion : il ne se substitue ni aux obligations déclaratives de l'Organisme auprès des autorités compétentes, ni à son appréciation. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des décisions prises par l'Organisme au vu des informations qu'il y a lui-même saisies.

La responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée, et se limite aux dommages directs. Elle est en tout état de cause plafonnée aux sommes effectivement versées par l'Organisme au titre des douze derniers mois.

L'Éditeur peut suspendre l'accès d'un compte ou d'un organisme en cas de manquement grave aux présentes CGU, notamment en cas d'atteinte à la sécurité du Service ou aux données d'autrui. Sauf urgence, la suspension est précédée d'une mise en demeure restée sans effet.

L'Organisme peut cesser d'utiliser le Service à tout moment. La cessation d'usage n'ouvre droit à aucun remboursement, conformément à la Partie II.

À l'issue d'un délai de douze mois sans aucune connexion, l'Éditeur peut clore l'accès après information préalable, et supprimer les données après un nouveau délai raisonnable permettant leur récupération.

Dans le cadre du Service, l'Organisme est responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). L'Éditeur ne traite les données que sur instruction de l'Organisme et pour les seules finalités du Service.

L'Éditeur s'engage à assurer la confidentialité des données, à ne recourir qu'à des sous-traitants ultérieurs présentant des garanties suffisantes (hébergement, messagerie, paiement), à assister l'Organisme dans la réponse aux demandes d'exercice de droits, et à l'informer sans délai injustifié de toute violation de données le concernant.

Les personnes concernées exercent leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation auprès de l'Organisme, qui en reste l'interlocuteur. Toute demande adressée directement à l'Éditeur lui sera transmise.

Durées de conservation. Les données saisies par l'Organisme — fiches des enfants et des familles, dossiers du personnel, documents déposés — ne font l'objet d'aucune suppression automatique : elles sont conservées tant que le compte de l'Organisme est actif, celui-ci restant seul juge de ce qu'il conserve et de ce qu'il efface depuis les écrans prévus à cet effet. Après douze mois sans aucune connexion, l'article 13 s'applique.

Les éléments techniques suivants sont, eux, effacés d'office : un document refusé et non renvoyé disparaît au bout de 48 heures (l'attente, elle, subsiste) ; les codes de connexion de l'espace famille sont conservés 30 jours ; les sessions mobiles des familles, 24 heures ; les fichiers temporaires déchiffrés, 15 minutes. Les sauvegardes des bases de données sont conservées 31 jours : au-delà, une donnée effacée n'est plus récupérable.

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions à tout moment, notamment pour tenir compte d'une évolution du Service ou de la réglementation.

Toute modification, si limitée soit-elle, rend caduque l'acceptation précédente de la partie modifiée. À sa connexion suivante, chaque utilisateur concerné se voit présenter le texte à jour et doit l'accepter pour continuer d'utiliser le Service. L'acceptation est horodatée et conservée à titre de preuve.

Les deux parties sont versionnées séparément : une modification des CGV n'oblige pas à revalider les CGU, et inversement.

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut, le litige sera porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège de l'Éditeur.